Glosario
Términos archivísticos
Acceso
Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a determinadas normas y condiciones.
Autor
Persona física o entidad responsable del contenido intelectual de un documento. No debe confundirse con los productores.
Colección
Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.
Custodia
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
Descripción archivística
Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
El término sirve también para describir los resultados de este proceso.
Documento
Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.
Documento de archivo
Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
Entidad
Organización o grupo de personas identificados con un nombre propio que actúa o puede actuar con plena autonomía.
Expediente
Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso da organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
ISAD–G
Norma Internacional General de Descripción Archivística (General International Standard Archival Description)
Fondo
Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Instrumento de descripción
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
Nivel de descripción
Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.
Productor
Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad. No debe confundirse con el coleccionista.
Organización
Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios archivísticos.
Procedencia
Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad.
Punto de acceso
Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.
Serie
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental.
Soporte
Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, papel, volumen encuadernado, pergamino, película, cinta magnética).
Subfondo
Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de
la unidad administrativa primaria subordinada.
* Fuente:
International Council on Archives. (2008). ISDF: Norma internacional para descripción de funciones [en línea] . Paris: International Council on Archives. <http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ESP.pdf> [Consulta: 19 nov. 2009]
